Les documents du lot sont les pièces opérationnelles qui accompagnent une entrée : provenance, contrôle, justificatif ou suivi. Ils sont ajoutés au moment de la création du lot et retrouvés depuis le cycle.
Ajouter une pièce à un nouveau lot
- 1
Ouvrir les options
Dans Ajouter un lot, remplissez les informations principales, puis ouvrez Options supplémentaires.
- 2
Choisir le fichier
Dans Documents liés (facultatif), utilisez le bouton de sélection de fichier pour joindre un PDF ou une image.
- 3
Contrôler la limite
Chaque document doit respecter la limite de 10 Mo indiquée par le formulaire.
- 4
Enregistrer le lot
Cliquez sur Ajouter le lot. La pièce devient liée au lot et apparaît dans l’onglet Documents du cycle.
Consulter les pièces d’un cycle
Ouvrez un cycle puis sélectionnez l’onglet Documents. Le tableau présente le lot, le document, sa date d’ajout, sa taille et ses actions. Lorsqu’aucune pièce n’est attachée, la ligne indique Aucun document.
- Le document reste associé au lot et non à une sortie isolée.
- La fiche lot permet de retrouver ses documents depuis la chronologie.
- Le Cerfa et le registre PDF sont des documents sanitaires distincts : utilisez leurs parcours dédiés.
Conseil d’archivage
- Nommez les fichiers avec la référence du lot et la nature de la pièce pour les retrouver rapidement.
- Ajoutez les justificatifs au moment de l’entrée : la chronologie documentaire reste ainsi alignée sur la chronologie sanitaire.